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補足説明：シンポジウム・企画集会・自由集会・フォーラムの企画者・講演者の皆様へ

シンポジウム・企画集会・自由集会・フォーラムの企画・講演の申し込みは大会申込システムで10月31日までに行って頂く必要があります。企画者と講演者による登録が必要な場合があり、少々複雑ですので、カテゴリー別に流れを説明します。
なお、複数の会員で企画する場合、以下の「企画者」は筆頭企画者を指します。
また、共同企画者も含めたシンポジウムと企画集会の企画者は、集会内で講演や要旨を登録するコメントを行わない場合でも、講演者と同様の重複発表制限がありますのでご注意下さい。自由集会又はフォーラムの企画・講演のみ可能です。ただし、自由集会の企画を出された場合に、以下の理由により自由集会の開催をお断りする場合があります。
・自由集会の提案数が会場の収容可能数を上回る場合には、同一会員が重複して複数の集会(自由集会・企画集会)の企画者となっている自由集会を不採択とします。次に、シンポジウム企画者による自由集会を不採択とします。（大会案内2より）

シンポジウム

事前企画提案を行い、シンポジウム部会から採択の連絡を受けた企画に限ります。
1）講演者
・会員は会員ID、非会員は作成したログインID（申込システムで「非会員」を選んで先へ進む）を用いて大会申込システムにログインし、申込者情報を入力しておく。
・会員は会員ID、非会員はログインIDを企画者に知らせる。
2）企画者（筆頭企画者のみ）
以下の項目を入力して、各種集会申し込みを行う。
・集会タイトル・企画者（共同企画者がいる場合はその氏名・所属）・集会要旨（概要）
＊「企画集会における非会員講演者」の欄は入力不要
・各講演タイトル・講演者氏名・所属・講演者のID
＊予め講演タイトルについても打ち合わせが必要
＊ここで登録する講演者は各講演の演者のみ（共著者については以下のステップで講演者が入力する）
＊ここまでの情報がプログラムに載る（共同企画者の入力漏れに注意）
＊この時点で講演者に、講演登録依頼（[ESJ65] Speaker request(New)）（自動メール）が送られる。
3）講演者
・講演登録依頼メールに従って、共著者全員の氏名と所属を入力する（講演タイトルは企画者が入力したもので変えられない）。
＊ここでの入力内容が要旨集の著者欄に載る（共著者のもれに注意）
＊この登録の締め切りも10月31日なので、企画者による集会の申し込みには余裕が必要
＊この登録が終わらないと要旨登録ができない。要旨の締め切りは2月14日。
4）企画者・講演者ともに会員については懇親会申し込み、参加費・懇親会支払いの手続きへ
5）招待講演者は参加費ゼロ円で懇親会申し込みと支払いだけできるようになっているので、そちらへ進む。招聘講演者については懇親会費無料なので、申し込み不要（うっかり払ってしまわないように注意）

企画集会

1）講演者
・会員は会員ID、非会員は作成したログインID（申込システムで「非会員」を選んで先へ進む）、を用いて大会申込システムにログインし、申込者情報を入力しておく。
・会員は会員ID、非会員はログインIDを企画者に知らせる。
2）企画者（筆頭企画者のみ）
以下の項目を入力して、各種集会申し込みを行う
・集会タイトル・企画者（共同企画者がいる場合はその氏名・所属も）・集会要旨（概要）・「企画集会における非会員講演者」の欄
・各講演タイトル・講演者氏名・所属・講演者のID
＊予め講演タイトルについても打ち合わせが必要
＊ここで登録する講演者は各講演の演者のみ（共著者については以下のステップで講演者が入力する）
＊ここまでの情報がプログラムに載る（共同企画者の入力漏れに注意）。
＊この時点で講演者に、講演登録依頼（[ESJ65] Speaker request(New)）（自動メール）が送られる。
3）講演者
・講演登録依頼メールに従って、共著者全員の氏名と所属を入力する（講演タイトルは企画者が入力したもので変えられない）。
＊ここでの入力内容が要旨集の著者欄に載る（共著者のもれに注意）。
＊この登録の締め切りも10月31日なので、企画者による集会の申し込みには余裕が必要
＊この登録が終わらないと要旨登録ができない。要旨の締め切りは2月14日。
4）企画者・講演者は会員・非会員ともに懇親会申し込み、参加費・懇親会支払いの手続きへ

自由集会

1）企画者（筆頭企画者のみ）が以下の項目を入力して、各種集会申し込みを行う。
・集会タイトル・企画者（共同企画者がいる場合はその氏名・所属）・集会要旨（概要）
＊「企画集会における非会員講演者」の欄は入力不要
・各講演タイトル・講演者氏名・所属
＊共著者も含めた講演者名と所属を入力
＊ここまでの情報がプログラムに載る。
＊各講演者による講演登録・要旨登録はなし
2）企画者は懇親会申し込み、参加費・懇親会支払いの手続きへ
3）他で企画・講演する企画者・講演者は、そちらの申し込みを行う
4）他のイベントにも聴衆として参加する講演者は、会員・非会員ともに参加・懇親会申し込み、参加費・懇親会支払いの手続きを行う。

フォーラム

予め各種委員会委員長から学会事務局に申し出のあったものに限ります。
1）企画者（筆頭企画者のみ）が以下の項目を入力して、各種集会申し込みを行う。
・集会タイトル・企画者（共同企画者がいる場合はその氏名・所属）・集会要旨（概要）
＊「企画集会における非会員講演者」の欄は入力不要
・各講演タイトル・講演者氏名・所属
＊講演者名は全員入力可能（共著者も）
＊ここまでの情報がプログラムに載る。
＊講演タイトルや講演者名が決まっていない場合は「未定」と入力できるが、そのままプログラムに載ってしまうので注意
＊各講演者による講演登録・要旨登録はなし
2）企画者・会員講演者は懇親会申し込み、参加費・懇親会支払いの手続きへ
3）他で企画・講演する企画者・会員講演者は、そちらの申し込みを行う
4）非会員講演者は登録・参加費不要（他のイベントに参加する場合も登録・参加費不要）。懇親会参加については企画者に連絡する。[:en]

Additional instruction for organizers and speakers of symposia, organized sessions, workshops, and forums

The proposals for symposia, organized sessions, workshops, and forums must be completed through the online registration system by 17:00 (JST), Tuesday October 31, 2017. The registration process needs to be carried out by both organizers and speakers. As it is slightly complex, here we show the process in each category.
Co-organizers who don’t have presentation nor official comments requiring abstract registration in their symposium or organized session will be treated same as main organizers. This means the co-organizers can be speakers or organizers of only workshop/forum. Please note that there is the possibility that a planned workshop could be rejected
– If the number of workshop proposals exceeds the capacity of the venue, we will first decline workshop proposals from organizers who submit an organized session and/or more than one workshop proposals, and then those from organizers who submit a symposium proposal. (Second circular)

Symposia

Proposals for symposia have already closed. Applications are limited to the proposals adopted by the planning committee.

1) Speakers
– Non-ESJ members are required to acquire login ID in advance (Choose “non-members” in the first page of the registration system). After getting login ID, please log in and finish the registration (enter your applicant information) by the time when the organizer will submit the proposal.
– ESJ members are required to log in by using the membership ID and finish the registration (enter your applicant information) by the time when the organizer will submit the proposal.
– Please inform the organizer of your membership ID (or login ID for non-member).

2) Main organizer
Please enter the following information for proposals.
– Title of the symposium, names and affiliations of all organizers, and the abstract.
* The space for “The name of the non – member” does not need to be filled out.
– Titles of each presentation, names, affiliations and membership ID (or login ID for non-ESJ members) of all speakers
* Please make an agreement about the titles prior to the registration.
* Co-authors of each presentation cannot be entered here. Speakers will be requested to register information about their co-authors in the next steps.
* Information up to here will appear in the Program Book. Please make sure all of the co-organizers are registered.
* As soon as you finish the registration above, speakers will receive an auto-email titled “[ESJ65] Speaker request(New)”.
* Note that organizers should leave enough time for speakers to register.

3) Speakers
– Please register names and affiliations of all co-authors following the request email ([ESJ65] Speaker request(New)). Note that the speaker will not be able to change the title of the presentation which was registered by the main organizer.
* Information here will appear in the Book of Abstracts. Please make sure all of the co-authors are registered.
* The deadline for this registration is October 31, 2017.
* Registrations of abstracts will open for each speaker after this registration. The deadline for the abstracts is Feb. 14, 2018.

4) Organizers and ESJ member speakers
For both organizers and speakers who are ESJ members, please perform further procedures for banquet application and payment of participation/banquet fees.

5) Non-ESJ member speakers
For non-ESJ member speaker invited by ER (ER Invited Speaker), both registration and banquet are free. Application for the banquet is not necessary.
For other non-ESJ member speaker, registration for the meeting is free. Please follow the instruction and register for the banquet and pay the banquet fee only.

Organized sessions

1) Speakers
– Non-ESJ members are required to acquire login ID in advance (Choose “non-members” in the first page of the registration system). After getting login ID, please log in and finish the registration (enter your applicant information) by the time when the organizer will submit the proposal.
– ESJ members are required to log in by using the membership ID and finish the registration (enter your applicant information) by the time when the organizer will submit the proposal.
– Please inform the organizer of your membership ID (or login ID for non-member).

2) Main organizers
Please enter the following information for applications.
– Title of the session, names and affiliations of all organizers, the abstract, and “The name of the non – member”
– Titles of each presentation, names, affiliations and membership ID (or login ID for non-ESJ members) of all speakers
* Please make an agreement about the titles prior to the registration.
* Co-authors of each presentation can not be entered here. Speakers will be requested to register information about their co-authors in the following steps.
* Information up to here will appear in the Program Book. Please make sure all of the co-organizers are registered.
* As soon as you finish the registration above, speakers will receive an auto-email titled “[ESJ65] Speaker request(New)”.
* Note that rganizers should leave enough time for speakers to register.

3) Speakers
– Please register names and affiliations of all co-authors following the request email ([ESJ65] Speaker request(New)). Note that the speaker will not be able to change the title of the presentation which was registered by the organizer.
* Information here will appear in the Book of Abstracts. Please make sure all of the co-authors are registered.
* The deadline for this registration is October 31, 2017.
* Registrations of abstracts will open for each speaker after this registration. The deadline for the abstracts will be Feb. 14, 2018.

4) Organizers and speakers
For all o/meeting/and speakers including non-ESJ members, please perform further procedures for banquet application and payment of participation/banquet fees.

Workshops

1) Please enter the following information for applications.
– Workshop title, names and affiliations of all organizers and the abstract.
* The spa/meeting/of the non – member” does not need to be filled out.
– Title of each presentation, and name and affiliation of each speaker.
* All speaker’s names including co-authors can be entered.
* Information up to here will appear in the Program Book.
*Speakers/meeting/8217;t need to register their presentation title and abstract.
2) The organizers perform further procedures for banquet application and payment of participation/banquet fees.
3) Organizer/speaker who is also an organizer/speaker in other session, please register it too.
4) For all speakers (regardless of the membership) who plan to join other conference events as audience, please perform the application and payment procedures for participation/banquet.

Forum/meeting/

Applications are limited to the proposals adopted by the ESJ.[:]