大会のあり方検討部会 総会報告（2017年3月）

経過報告

• 大会運営における現状認識と課題、および改革方向性について、2016年3月の仙台大会総会第２部にて報告した。齊藤隆会長（当時）より、改革の考え方３点が示された。①学会・大会の魅力を高める、②運営の負担を減らす、③健全な予算構造の確立。
• 2016年4〜5月に実施した第１回会員アンケート結果をもとに、大会改革案（試案）を作成し、大会のあり方検討部会と理事会から意見収集してきた。
• 大会運営電子システムを管理運営している国際文献社にヒアリングし、システム変更もしくはヘルプデスク（人）対応で、改革対応が可能であることを確認した。
• 東京大会にて、フォーラム「U08: 学会大会の改革：自由集会は必要か？」（3月18日（土）12:00〜13:00 A会場）を開催し、会員から意見を伺う。４月以降に、第２回会員アンケートを実施予定。

大会改革案（20170218試案）

各種集会について

• （新）シンポジウムとフォーラムのみに簡素化する一方、自由集会や企画集会の長所を活かした（新）シンポジウムを設計する。
• （新）シンポジウムの詳細は、下記とする。
  • ２時間枠に統一する。
  • 企画内容への関与・審査は廃止する。ERシンポの応募は現状を継続する。
  • 発表の重複制限を廃止するが、２回以上の発表には発表費（１回につきX千円）を課す（例、発表１回は無料（大会参加費のみ）、２回は発表費×１を追加課金、３回は発表費×２を追加課金、等）。
  • 企画は、会員のみ可とする（現状通り）。
  • 非会員によるシンポジウムでの講演を奨励し、発表が初めての場合は、大会参加費を免除するとともに、自動的に会員登録する（１年目の年会費は免除、ニュースレターのみ発送）。２年目以降は、（年会費を支払えば）会員として発表可能となる。
• フォーラムは現状を継続するが、委員会活動との関連が理解されやすい内容とするよう、配慮する。

一般講演について

• 口頭発表およびポスター発表は、現状を継続する。
• 会員のみ発表可とする（現状通り）。
• 口頭発表用ファイルの事前登録は廃止し、会場備付けのPCに発表者自らが登録する。
• ポスター発表賞は現状を継続するが、審査方法の簡素化を可能な範囲で進める（企画委員会ポスター部会に一任）。

総会・受賞講演について

• 総会および授賞式は、現状通り、プレナリーで実施する。
• 受賞講演は、プレナリーとパラレルの両案を検討する（第２回アンケート結果を参考にする）。

未来の生態学者の拡大について

• 学部学生以下の大会参加費は、現状通り、免除する。
• 高校生ポスター発表会は継続するが、運営可能な範囲で実施する（企画委員会高校生ポスター部会に一任）。
• ジュニア生態学講座は継続するが、運営可能な範囲で実施する（企画委員会高校生ポスター部会に一任）。

国際化について

• 英語口頭発表賞は継続するが、運営可能な範囲で実施する（企画委員会英語口頭発表賞部会に一任）。
• 英語による講演が全ての時間帯で開催され聴けるよう、英語発表数の増加を検討するとともに、プログラム編成において留意する。

公開講演会について

• 公開講演会の開催は、現状通り、実行委員会を中心に企画し実施する。
• Web配信することを検討する。

託児所・ファミリー休憩室・企業出展協賛について

• 学会事務局が中心となり、実行委員会・企画委員会と協力して運営する。

会場内Wi-Fi環境について

• Wi-Fi環境を恒常的に整備する（可能な限り）。

大会会計について

• 大会参加費・懇親会費などは、現状通り、実行委員会と理事会が相談して決める。学会財政との関連については、今後も検討を続ける。
• 新たに、一日参加の参加費設定を検討する。大会当日受付（ヘルプデスク）で受付・集金を対応。

企画委員会のリクルートについて

• キャリア支援委員会の例を参考に、委員の公募を検討する。

2016年7月理事会での指摘事項（概要）

• 受賞講演の実施方法について、判断材料としてプレナリーとパラレルでのプログラムを提示してはどうかとの意見があった。
• 大会について集会のコンテンツはそのままでもよいのではないか。むしろ値上げしてもよいか？開催地を大学か、コンベンションか？地区持ち回りを続けるのか？といった点を見直してはどうか。また、企画委員会が大変という声があるが、責任感と権限、インセンティブを与える科学委員会のように少人数で、2～3日ですべて集まって決めるなど、企画委員会のやり方そのものを見直すことができないかという提案があり、意見が交わされた。
• 企画委員会のリクルートの問題について、昨年キャリア支援委員会で公募をやってみたら7人応募があった。応募された方はモチベーションが高い。企画委員会も公募をしてみてはどうかと意見があった。

2016年12月理事会での指摘事項（概要）

• 大会改革を北海道大会から近畿大会での実施が現実的、実施を1年延ばすことが承認された。
• 重複発表を認めると、プログラム編成の作業がたいへんになる。業務軽減という目的から外れてしまうのではないか。
• 重複発表で課金ではあまり抑制にならないのでは？ ⇒重複を認めるが相応の費用負担を求める、そのうえでもある程度の制約が必要なのではないかとの意見があった。
• 非会員の発表1回目は無料、2回目で会員にというのはシステム的に可能なのか？システム的な検討からしていくのが良いのではないかとの意見があった。 ⇒まず国際文献社にシステム的に可能かどうか打診する。（その後、国際文献社に確認し、基本的に、システムで対応できないことはないが、費用対効果の面から、ヘルプデスク対応（人による個別対応）がベターのこともある。個別に相談していきたい。
• 大会参加費徴収についてはあまり問題ないのではないかとの意見があった。1日参加については、当日参加の受付のみにしたらよいのでは。
• 登録を遅れた人のポスター発表スペース確保も検討してほしいとの意見があった。
• 東京大会のフォーラムで「自由集会は必要か？」議論する。
• これまで自由集会で講演依頼をしていた人が、重複発表の制限から講演を依頼し辛くなるのではとの意見があった。
• この件は理事会承認事項、来年の今頃には方向を決める必要がある。
• 学生・PDが積極的にシンポ企画できるようにすることも考慮する必要があるとの意見があった。
• 聴講学部生の参加費無料、高校生ポスター発表など生態学の裾野を広げる活動もしているので、学生・職のない方が積極的に参加できるように考えてほしい。→次回のアンケート結果をクロス集計し、意向を分析する。
• 大会の会員へのサービス維持して行くためには参加費についても今後検討していく必要があるだろう。他学会の大会の会場や参加費などについて、情報を集めたい。参考例があればよいとの意見があった。

2017年2月理事会での指摘事項（概要）

• 国際文献社の大会参加申し込みと発表申し込みが独立しており、先に発表を申し込みその後参加申し込みならば重複発表の費用徴収が可能。
• 1日参加システムよりもヘルプデスクで対応可能。
• 3月の大会フォーラムで改革案（発表者の範囲。費用は1件につき課金。シンポジウムは発表者全員。招待者、1年目無料自動的に会員になる。2年目以降会員として発表してもらう等）を会員に聞き、春以降第2弾のアンケートを実施する。

スケジュール

2016年

• 8月〜11月　改革具体案の検討
• 12月　理事会（改革具体案の審議）

2017年

• 3月　東京大会にて、フォーラム開催
• 4月〜　アンケート第二回の実施と分析、改革具体案の修正
• 7月　理事会（改革具体案の審議）
• 12月　理事会（改革具体案の確定）

2018年

• 3月　北海道大会にて、代議員会・総会にて報告
• 4月〜　近畿大会に向けて実施